Pożeracze czasu. Jak zarządzać swoim czasem?

Odpowiednie zarządzanie czasem jest kluczem do osiągania celów, zarówno tych dużych, jak i małych. Niezależnie od tego, czy celem jest ukończenie projektu, odniesienie sukcesu w biznesie, czy realizacja celów długoterminowych, zarządzanie czasem jest kluczowe. Badania wykazały, że Polacy są jednymi z najmniej wydajnych pracowników na świecie. Oznacza to, że polscy pracownicy pracują długo, ale nieefektywnie.

CEBR stwierdził jednak, że przeciętny Polak wytwarza jedynie około 7 700 funtów (9 300 euro) produkcji rocznie, w porównaniu do 21 700 funtów (26 700 euro) w przypadku pracownika brytyjskiego. Przyczyna tej nieefektywności prawdopodobnie leży w tym, że Polacy nie wiedzą, jak zarządzać swoim czasem. Nieefektywna organizacja pracy, złe zarządzanie czasem i nieodpowiednie planowanie to największe problemy Polaków. Dobre zarządzanie czasem, terminowe wykonywanie zadań i skuteczne zarządzanie projektami to umiejętności, które można rozwijać.

Time-wasters, a po naszemu pożeracze czasu, to wszystko, co przeszkadza w efektywnym wykorzystaniu czasu. Mogą to być czynniki zewnętrzne, takie jak inni ludzie, lub wewnętrzne. Wszystko, co zabiera czas, nie przyczyniając się do osiągnięcia celów, jest pożeraczem czasu. Obejmuje to rzeczy, które na początku mogą nie wydawać się stratą czasu, ale w końcu zajmują więcej czasu niż to konieczne. Na przykład, jeśli spędzasz godzinę na przeglądaniu Internetu, podczas gdy zamierzałeś spędzić tylko 5 minut, to jest to time-waster. Time-wasterami mogą być również nawyki lub sytuacje, których nie jesteśmy w stanie kontrolować. Na przykład, jeśli masz zwyczaj spędzać zbyt dużo czasu na mediach społecznościowych, to jest to pożeracz czasu. Jeśli znajdujesz się w wielu sytuacjach powodujących marnowanie czasu, ważne jest, aby zidentyfikować ich przyczynę, aby znaleźć sposób na ich uniknięcie.

1. Social media

To jest chyba obecny KRÓL pożeraczy :) Możesz zalogować się na platformy mediów społecznościowych za pomocą dowolnego urządzenia, w tym telefonu i komputera, co oznacza, że takie rozpraszacze są dostępne niezależnie od tego, gdzie jesteś i co robisz w danym momencie. Dlatego ważne jest, by umieć przezwyciężyć chęć przewijania kanałów mediów społecznościowych, zamiast skupiać się na innych zadaniach. Aby uniknąć marnowania czasu na media społecznościowe, usuń pokusy, korzystając z ustawień w telefonie i komputerze, które blokują określone aplikacje w wyznaczonych godzinach lub wyznacz w telefonie limit na korzystanie z konkretnych aplikacji. Obecne algorytmy tych portali, tak dobrze „czytają” co Ci się podoba, że ciągle podają Ci to, co chcesz oglądać. Zwróć na to uwagę gdy przesuwasz w dół rolkę na którymś z portali. Możesz przewijać i ciągle będzie się pojawiać coś, co Cię interesuje.

2. Przerwy w pracy

Bardzo jest zostać wyciągniętym z wiru pracy. Jesteśmy w pełni skupieni na jakimś zadaniu, a tu nagle… powiadomienie o nowym mailu, ktoś dzwoni, wpada wiadomość na whatsappie czy służbowym komunikatorze. Nie zerkniesz? Nie zrobisz sobie chwili przerwy? Zrobisz. Choć przerwy te mogą wydawać się nieszkodliwe, mogą odciągnąć Cię od zadań, nad którymi początkowo pracowałeś i sprawić, że trudno będzie Ci się skupić. Rozważ wyznaczenie w ciągu dnia pracy określonego czasu, w którym będziesz mógł się skupić bez przeszkód. Możesz umieścić wiadomość o nieobecności w poczcie elektronicznej, wyłączyć telefon i powiesić na drzwiach znak informujący współpracowników, aby mogli przyjść później. Ja z praktyki i doświadczenia polecam wyłączyć dźwięki powiadomień. Całkowicie. To Ty masz panować nad swoim telefonem, a nie on nad Tobą. ;)

3. Multitasking

Wiele osób uważa, że wielozadaniowość, czyli praca nad wieloma zadaniami jednocześnie, może pomóc im zaoszczędzić czas i skuteczniej realizować cele. Niestety, zazwyczaj tak nie jest, ponieważ wielozadaniowość często przybiera formę przełączania zadań, w której zmieniamy się między zadaniami, zamiast wykonywać je jednocześnie. Dlatego, aby uniknąć marnowania czasu, należy skupić się na jednym zadaniu i doprowadzić je do końca, zamiast próbować wielozadaniowości. Przeskakiwanie powoduje również opóźnienia, przez co tracimy na obrazie osoby, która kontroluje, co się dzieje dookoła.

4. Niepotrzebne spotkania

Spotkania nie zawsze są konieczne. Czasami informacje przekazywane na spotkaniu można przekazać za pomocą alternatywnych metod, takich jak e-mail, wiadomości sms czy notatki. Dlatego zarówno spotkania osobiste, jak i wirtualne mogą często prowadzić do marnowania czasu w miejscu pracy. Możesz uniknąć niepotrzebnych spotkań, myśląc logicznie o celach proponowanego spotkania, zanim do niego dojdzie. Spróbuj zidentyfikować cele, które zamierzasz osiągnąć poprzez spotkanie i oceń, czy możesz je osiągnąć bardziej efektywnie poprzez inne działania. Czy dobrym rozwiązaniem jest poświęcać swój czas, czy np. swoich podwładnych?

5. Spotkania bez agendy

Jeżeli do tego spotkania już dojdzie, kluczowe jest zapewnienie, że spotkania, które zwołujesz, są warte czasu wszystkich. Można to zrobić poprzez ustalenie jasnego celu lub agendy. Bez przewodniej agendy spotkanie jest tylko rozmową ludzi — i możliwe, że sam uczestniczyłeś w wielu takich spotkaniach. Być może Twoje cotygodniowe spotkanie zamieniło się w zwykłe grupowe spotkanie. Być może zwołałeś spotkanie w trybie pilnym, ale skończyło się na tym, że sala była pełna ludzi wyrażających swoje obawy, niezwiązane z tym, dlaczego spotkanie zostało zwołane. Bez agendy, spotkanie może stać się niczym więcej niż stratą czasu.

6. Słaba komunikacja

W 2018 roku The Economist Intelligence Unit opublikował badanie przeprowadzone wśród 403 osób na temat złej komunikacji w miejscu pracy. Wyniki ujawniły, że słaba komunikacja ma ogromny wpływ na biznes: 44% respondentów stwierdziło, że błędna komunikacja „spowodowała opóźnienie lub brak ukończenia projektów”.. To oczywiste, że słaba komunikacja może negatywnie wpłynąć na biznes, ale nawet na szczycie tych liczb, każda porażka w komunikacji jest również stratą czasu.

2. Spotkania towarzyskie

Spotkania towarzyskie często pojawiają się na listach pożeraczy czasu i prawdą jest, że nadmierne spotkania towarzyskie mogą odciągać pracowników od wykonywania zadań w pracy. Ale byłoby niesprawiedliwe, gdybyśmy całkowicie uznali spotkania towarzyskie za stratę czasu. Pewna ilość spotkań towarzyskich może być ważna dla budowania zaufania i wzmacniania więzi między członkami zespołu.

1. Odpoczynek

Gdy media gloryfikują ciągłą pracę i harówkę, możesz pomyśleć, że odpoczynek jest dla słabych. Ale każdy potrzebuje odpoczynku i jest kluczem do zapewnienia, że pozostaniesz na szczycie swoich umiejętności. Nie chciałbyś się przecież wypalić. Odpoczynek może faktycznie zwiększyć produktywność. Nie bez powodu popularne techniki zarządzania czasem, takie jak technika Pomodoro, mają wbudowane przerwy.

3. Sen

Niedobór snu jest niebezpieczny dla zdrowia, a uzyskanie odpowiedniej ilości snu z pewnością nie jest stratą czasu. Badania pokazują również, że sen REM może poprawić kreatywność. Nie dotyczy to tylko snu nocnego — nawet drzemka może być korzystna.

Należy pamiętać, że marnowanie czasu jest do pewnego stopnia subiektywne. Na przykład, granie w gry wideo każdego dnia, kiedy powinieneś pracować, może być dla ciebie stratą czasu. Z drugiej strony, dla Twojego sąsiada, profesjonalnego gracz, gry wideo mogą stanowić trening i rozwój zawodowy. Chociaż pożeracze czasu różnią się w zależności od sytuacji, istnieje sposób, aby zidentyfikować pożeracze czasu w swoim własnym życiu. Poniższy przewodnik pokaże ci, jak rozpoznać swoje osobiste pożeracze czasu i co możesz z nimi zrobić.

1. Ustal cele

Nie wiedząc, do czego dążysz, stajesz się łatwym celem dla pożeraczy czasu. Może się okazać, że spędzasz pół dnia na pracy, nie dostrzegając, że nie zrobiłeś niczego, co ma znaczenie — dla ciebie lub dla kogokolwiek innego. Pierwszym krokiem do wykorzenienia pożeraczy czasu w twoim życiu jest decyzja, jakie są twoje cele. Wszystko, co nie przyczynia się do realizacji tych celów, może być marnowaniem czasu.

2. Oceń, co musisz zrobić, aby osiągnąć te cele

Być może masz duży, ogólny cel i trudno jest wiedzieć, jak twoje działania przyczyniają się do tego celu. Na przykład, jeśli twoim celem jest odniesienie sukcesu w pracy jako menedżer produktu, trudno jest stwierdzić, jak to się ma do odpowiadania na kilka e-maili. Dlatego pomocne jest rozbicie swoich celów na mniejsze cele lub zadania. Jeśli cel jest ambitny, zadanie powinno być konkretne, np. poświęcenie 30 minut dziennie na czytanie literatury na temat zarządzania produktem.

Jak widać, pożeracze czasu czają się na każdym kroku. To tylko niektóre z tych, które uznałem za najpopularniejsze. Może być ich znacznie więcej, a ich występowanie jest sprawą bardzo indywidualną. Pierwszym krokiem jest uświadomienie sobie, które z nich zajmują Twój czas i odciągają Cię od ważnych spraw.