Technika pomodoro — jak w prosty sposób zwiększyć swoją produktywność

Technika pomodoro jest użyteczną metodą zwiększania produktywności. Polega ona na podzieleniu czasu pracy na krótsze interwały, co pozwala jednostkom lepiej wypełniać swoje obowiązki zawodowe. Technika ta może być korzystna dla tych, którzy często spędzają długie godziny w pracy, nie osiągając pożądanego poziomu skuteczności.

Wiele osób napotyka trudności z koncentracją, często zdając sobie sprawę, że po rozpoczęciu ważnego zadania przeszły do mniej istotnych zadań. Jest to powszechne doświadczenie, a częste przerwy, z którymi mamy do czynienia, powodują, że tracimy cenny czas, co prowadzi do przytłaczającego obciążenia pracą. Na szczęście istnieją różne techniki minimalizowania zakłóceń, a metoda pomodoro jest jednym z takich podejść.

Metoda Pomodoro jest prostą techniką, którą można łatwo wdrożyć, wykonując poniższe kroki.

1. Aby rozpocząć, zbierz zegar, taki jak zegar telefonu, zegarek lub budzik. Utwórz listę rzeczy do zrobienia, którą można wykonać w formie papierowej lub elektronicznej. Lista powinna składać się z krótkich zadań lub podzielonych sekcji większego zadania.

2. Ustaw zegar na 25 minut i rozpocznij pracę nad pierwszą zaplanowaną czynnością. Jeśli zadanie nie zostanie ukończone w określonym czasie, podziel je na mniejsze sekcje i dodaj je jako oddzielne punkty na liście. Każde wykonane zadanie można sprawdzić, aby zapewnić poczucie satysfakcji i motywacji.

3. Gdy zegar zadzwoni po 25 minutach, przestań pracować i zrób 5-minutową przerwę. Podczas tej przerwy unikaj wszelkich czynności związanych z pracą, a zamiast tego angażuj się w takie czynności, jak spacer, wyjście na zewnątrz, picie herbaty lub wykonywanie ćwiczeń rozciągających.

4. Po przerwie przejdź do następnego zadania na liście. Po zakończeniu czterech 25-minutowych sesji zrób dłuższą przerwę wynoszącą 15 lub 30 minut. Przerwa ta może być wykorzystana do takich działań, jak lunch, spacer lub interakcja z kolegami. Ta dłuższa przerwa pozwala organizmowi zregenerować się przed rozpoczęciem kolejnego zestawu pomodoro.

5. Po przerwie zresetuj listę i wróć do trzeciego kroku.

W technice Pomodoro dokładne oszacowanie czasu pracy i doświadczenie poczucia spełnienia z każdym wykonanym zadaniem są kluczem do sukcesu. Dlatego pamiętaj, aby żadna aktywność na liście nie trwała dłużej niż 25 minut. W przypadku dłuższych i bardziej złożonych zadań podziel je na krótsze sekcje.

• Bądź konsekwentny

Stosując technikę pomodoro obserwuje się tendencję do zmniejszania ilości czasu poświęcanego na pracę w celu wydłużenia przerwy. Ważne jest jednak zachowanie wytrwałości w tej sytuacji. Według Tourgemana zmiana długości sesji roboczych lub przerw może prowadzić do niebezpiecznej ścieżki, na której albo całkowicie przestaniemy pracować, albo będziemy pracować bez żadnych przerw. Jednak żadna z tych sytuacji nie jest idealna.

• Wyłącz urządzenia elektryczne

Rozważ odłączenie urządzeń elektronicznych, które mogą być źródłem rozproszenia podczas wdrażania techniki pomodoro. Jeśli często korzystasz z telefonu, zamiast skupiać się na pracy, korzystne może być użycie alternatywnego zegara zamiast polegania na budziku telefonu.

• Rozdziel mniejsze zadania na grupy

Zadania, które można wykonać w jednym przedziale pomodoro, takie jak odpowiadanie na e-maile, planowanie spotkania lub aktualizowanie kalendarza, nie powinny zająć więcej niż 25 minut.

• Urozmaicaj przerwy

Rozważ zaangażowanie się w takie czynności, jak medytacja, podjadanie, spacer, kontakt z przyjacielem lub jakiekolwiek inne zadanie, które daje Ci chwilowe wytchnienie od pracy podczas przerw.

• Bądź cierpliwy

Opanowanie określonej techniki zarządzania czasem jest procesem naukowym i nie należy oczekiwać natychmiastowych zauważalnych zmian. Aby stopniowo nauczyć się z niego korzystać, wybierz kilka zadań lub zastosuj metodę Pomodoro w wyznaczonym czasie każdego dnia.

Przede wszystkim ta technika pozwala osiągnąć więcej. Czasami nawet przekracza oczekiwania. Bycie w pełni skoncentrowanym i posiadanie jasnego planu daje niezwykłe rezultaty. Ci, którzy regularnie korzystają z Pomodoro, doświadczają również zwiększonego relaksu i szczęścia. Po pierwsze, są świadkami efektów swoich starań, co daje poczucie spokoju. Po drugie, praca z pełną koncentracją daje ogromną satysfakcję.

Innym znaczącym efektem jest bardziej opanowana reakcja na powiadomienia i zakłócenia. Początkowo może być trudno sobie wyobrazić, że nie odbierasz od razu połączeń lub nie sprawdzasz wiadomości i powiadomień w mediach społecznościowych. Jednak po dostrzeżeniu korzyści płynących z pełnej koncentracji zachowanie to staje się normą i nie wywołuje już tak silnych emocji. 

Dobrze wdrożona technika Pomodoro wpływa również na całe grupy. Używany w grupie Pomodoro wzmacnia znaczenie zbiorowego czasu i kreatywności, jednocześnie podkreślając potrzebę indywidualnych momentów pracy, w których można całkowicie skupić się na swoich zadaniach w spokojnym otoczeniu.

• wyłącz powiadomienia z aplikacji takich jak Facebook lub Messenger na swoim smartfonie.
• wycisz telefon i wyłącz wibracje, aby uniknąć zakłóceń. Rozważ umieszczenie telefonu twarzą w dół, aby jeszcze bardziej zminimalizować rozpraszanie uwagi.
• zamknij skrzynkę odbiorczą, aby uniknąć kuszenia przychodzącymi wiadomościami. Pamiętaj, że e-maile mogą zwykle czekać kilka godzin, zanim zostaną przeczytane.
• jeśli nie potrzebujesz ich do pracy, wyłącz komputer i telefon. Zamiast tego użyj prostej kartki papieru, aby zanotować zadania Pomodoro.
• omów i ustal ze współpracownikami konkretne godziny, w których powinni powstrzymać się od przeszkadzania. Przyniesie to korzyści wszystkim zaangażowanym.
• jeśli korzystasz z komputera i przeglądasz Internet, zamknij wszystkie karty przeglądarki, które nie są związane z bieżącym zadaniem.

Dzięki głębszemu zrozumieniu tego, co Cię rozprasza i jak na Ciebie wpływa, możesz zidentyfikować i wyeliminować pewne czynniki rozpraszające, co prowadzi do znacznej poprawy produktywności. 

Dodatkowo rozwiniesz lepsze umiejętności planowania, dokładnego śledzenia czasu spędzonego na każdej czynności i skuteczniejszego ustalania priorytetów zadań. 

Pracując z większą koncentracją i konsekwencją, doświadczysz satysfakcji wynikającej z efektywnego wykonywania zadań. Wkrótce zdasz sobie sprawę, że pracując w ten sposób, możesz wykonać więcej zadań przy mniejszym wysiłku.